La procrastination au travail : 6 façons de booster votre productivité

C’est un problème que nous connaissons tous : la procrastination au travail. Cette pile de papiers sur votre bureau, ces 10ènes d’emails en attente peuvent vous surcharger et vous procurer une dose de stress dont vous vous passeriez bien. Avec ce nouvel article, nous avons souhaité vous donner quelques tuyaux vous permettant d’optimiser votre productivité et ainsi utiliser au mieux votre temps.

Si on vous demande de penser à la personne la plus productive que vous connaissez, il est probable qu’un de vos collaborateurs ou amis vous vienne directement à l’esprit. Oui, oui ! Vous savez, cette personne hyper dynamique, sans cesse stressée, qui parvient toujours à boucler ses dossiers bien avant la date limite. Vous en connaissez forcément une.

Comment se fait-il que pour la plupart d’entre nous, il s’avère complètement improbable d’atteindre ce niveau d’efficacité quand nous le souhaiterions ? Nous remettons souvent à plus tard les tâches difficiles ou même ennuyeuses. Il nous arrive même parfois de les commencer seulement quelques heures avant la date limite, avec l’idée d’être plus efficace si nous travaillons sous pression. Envie d’en finir ? On peut vous comprendre. Mais quelle est donc la solution ?

A TeamRH, cabinet de recrutement basé à Paris, nous savons que les collaborateurs et leurs employeurs apprécient l’efficacité, et ce critère peut également conduire à des perspectives d’évolution au sein de votre entreprise. Nous avons donc dressé une liste des 6 meilleures façons de booster sa productivité, afin de vous épanouir dans la réalisation de vos missions.

1. Partez du bon pied

Une journée productive doit commencer par une matinée productive. Partir du bon pied dès le saut du lit est donc essentiel. Se réveiller une demi-heure avant de partir ? C’est fini. Cela vous paraît peut-être évident, mais une bonne nuit de sommeil et le temps passé à vous préparer le matin sont déterminants si vous souhaitez que votre journée soit productive.

Certaines personnes constatent qu’elles se sentent davantage productives après avoir fait de l’exercice ou réalisé quelques objectifs personnels avant de prendre la direction du bureau. Que ce soit prendre le temps de préparer un délicieux petit déjeuner sain et équilibré, ou de mettre à jour un blog personnel, trouvez ce qui vous motive et intégrez-le à votre routine matinale.

2. Organisez votre To do List

Votre To do List est un élément essentiel dans l’organisation de votre journée. Mais une liste compliquée ou imprécise fera pire que mieux, car elle rendra votre charge de travail impossible à gérer.  Voici donc quelques astuces pour optimiser votre liste.

Tout d’abord, écrivez votre liste de tâches la veille. Le soir, avant de quitter le bureau, dédiez 5 ou 10 minutes à l’organisation de l’agenda du lendemain. Cela vous permettra de savoir exactement comment votre prochaine journée sera structurée quand vous arriverez le matin.

Ensuite, l’écriture-même. L’incapacité de commencer les longues tâches intimidantes et consommatrices de temps est un problème courant. Il est donc important de diviser ces tâches en sections gérables avant de les intégrer à votre emploi du temps. Par exemple, quand je souhaite rédiger un article, je divise le processus en parties : le « mind map » initial, les recherches en ligne, le plan, la rédaction, la traduction et enfin la relecture. En divisant cette tâche en 6 parties, je sais exactement comment je vais la finaliser. De cette façon, elle vous paraitra beaucoup moins intimidante.

Une fois cette étape réalisée, vous pouvez organiser vos tâches dans votre agenda. Classez-les en tâches longues, moyennes ou courtes, et assurez-vous qu’elles soient variées tout au long de la journée. Vous devez vous accorder un temps déterminer pour terminer chaque tâche ; donnez-vous du temps en plus au cas où elles prendraient plus de temps que vous ne le pensiez, ou au cas où vous devriez prioriser une tâche plus urgente en dernier recours. Votre liste doit être flexible pour pouvoir arbitrer lorsque les choses ne fonctionnent pas comme vous l’auriez prévu !

Si vous travaillez sur quelque chose que vous allez être amené à refaire, n’oubliez pas de noter le temps que chaque section vous a nécessité. Vous pourrez donc planifier votre emploi du temps plus précisément la prochaine fois que vous auriez à le refaire.

De plus, l’ordre de votre liste de tâches est essentiel si vous voulez les varier. Vos tâches importantes, disposant d’une date limite proche, doivent être traitées de façon prioritaire et terminées au plus tôt dans la journée. Nous vous recommandons donc de les entreprendre le matin quand vous êtes encore alerte et motivé. Ensuite, une fois cette étape franchie, vous pourrez travailler sur des tâches plus petites et plus faciles à gérer au fil de votre journée.

Certains aiment planifier une seule mission par jour (divisée en parties, bien sûr !) et laisser le reste de la journée sans emploi du temps fixe une fois la tâche terminée.

D’autres préfèrent terminer une mission le matin pour les motiver. Si c’est votre cas, essayez de terminer une petite tâche quand vous arrivez au travail, et puis passez à une autre, plus difficile, qui représentera pour vous un défi et vous gardera stimulé tout au long de votre journée.

Pour TeamRH, cabinet de recrutement situé à Paris, la productivité se manifeste de différentes façons. Ainsi, votre liste de tâches doit être adaptée à votre façon de travailler. Le mieux est d’essayer plusieurs méthodes pouvant booster votre productivité et de choisir celle qui vous correspond le mieux.

3. Une liste de distractions

Il est très facile d’être distrait lorsque vous travaillez sur un projet. Une facture que vous devez payer, une réunion à organiser ou un email auquel vous devez répondre, sont autant d’exemples concrets. Certes, ces tâches sont importantes. Mais pas dans l’immédiat. Car il est essentiel pour vous de vous concentrer pleinement quand vous travaillez sur ce que Cal Newport, professeur d’informatique à l’université de Georgetown et auteur de 6 livres de développement personnel, appelle le « deep work ». Il s’agit des missions intellectuellement exigeantes qui demandent beaucoup d’investissement en temps et de concentration pour les réaliser. Voilà donc pourquoi le « deep work » et toutes ces petites tâches qui vous distraient sont incompatibles.

Au lieu d’entreprendre ces tâches immédiatement, écrivez-les sur une autre liste et revenez rapidement « à vos moutons ». Vous pourrez vous charger de ces petites tâches, appelées le « shallow work » selon Cal Newport, en raison de leur facilité intellectuelle, dès que vous disposerez de 5 ou 10 minutes pendant la journée pour les exécuter.

4. Éteignez votre portable

On est pour la plupart tous capables de rester accrocher à notre téléphone pendant les heures de travail, avec ou sans raison. Il est très facile de prendre l’habitude de le regarder toutes les 5 minutes ! Ceci est vraiment une question d’autodiscipline, d’habitude et de maitrise de soi. Une bonne façon de maintenir la concentration est d’éteindre votre portable jusqu’à l’heure du déjeuner. Si vous avez besoin de votre portable pendant votre temps de travail, gardez-le simplement hors de votre champ de vision pendant que vous travaillez, par exemple, derrière votre écran. Cela vous sera réellement bénéfique en termes d’efficacité.

Une autre solution consiste également à avoir deux portables, l’un personnel et l’autre professionnel. Enfin, pourquoi ne pas opter pour une application gratuite telle que Flipd, Moment où le système iOS de votre iPhone pour limiter votre utilisation. De cette façon, vous pouvez limiter votre temps d’écran pour les applications qui vous distraient, sans limiter pour autant votre utilisation professionnelle.

Cela vous empêchera de diviser votre attention et vous fera gagner de précieuses minutes (qui se convertiront en heures) et ainsi vous concentrer pleinement sur votre travail.

5. Maintenez un bon équilibre entre le travail et la vie personnelle

Dans le même ordre d’idées, de nombreuses personnes productives prétendent que leur vie professionnelle et leur vie personnelle sont totalement séparées. Le créneau de 8 heures passé au bureau est celui où ces mêmes personnes se consacrent entièrement à leur travail, et se trouvent donc plus motivées pour accomplir tout cela dans les délais. L’idée d’une soirée ou d’un week-end de détente totale leur permet d’être plus efficaces tout au long de la journée de travail.

De même, assurez-vous que vos pauses de travail sont véritablement des pauses. En consultant vos courriels pendant la pause de midi, vous aurez l’impression que votre travail est sans fin et vous ne vous sentirez donc pas régénéré et alerte lorsque vous recommencerez.

Si vous travaillez à distance, cela vaut peut-être la peine de consacrer une pièce ou un espace dans votre habitation, laquelle serait dédiée à 100% à votre travail, une pièce que vous pouvez organiser et décorer d’une manière vous permettant d’être efficace. Évitez d’y garder des objets qui pourraient vous distraire, comme une télévision par exemple. De plus, les mêmes règles s’appliquent pour les pauses. Faites un break dans une autre pièce, et imposez-vous  des règles en termes d’horaires, tout comme vous le feriez au bureau.

6. Trouvez des raccourcis

Enfin, ce dernier point vous paraîtra surement insignifiant, mais il s’avère en réalité très bénéfique. En trouvant des moyens de boucler des tâches rapides en un temps encore plus réduit, vous diminuerez  le temps que vous passez à réfléchir à ces responsabilités quotidiennes nécessaires, mais répétitives.

Une façon de booster votre efficacité est de trouver des raccourcis clavier, tels que ‘Ctrl + t’ pour ouvrir un onglet récemment fermé. Ceux-ci peuvent être consultés et appris en les utilisant tous les jours et vous optimiserez ainsi votre temps.

Vous pouvez également créer des modèles de courriel pour les messages que vous envoyez régulièrement. Par exemple, si votre travail exige que vous envoyiez des courriels de confirmation, créez un modèle qui peut être facilement ouvert en cas de besoin. Enregistrez-le dans vos brouillons et modifiez rapidement le nom et les dates à chaque fois que vous devez en envoyer un à nouveau.

En conclusion, si vous souhaitez qu’on pense à VOUS comme d’une personne efficace… souvenez-vous de ces 6 conseils de productivité.

A propos de TeamRH :

Cabinet de recrutement situé à Paris, TeamRH est un acteur incontournable du marché juridique et fiscal. Nous intervenons auprès d’une clientèle nationale et internationale pour répondre à leur quête de performance. Nos consultants bénéficient d’une connaissance approfondie du marché et des métiers du Droit afin d’appréhender au mieux les missions qui leur sont confiées.

Parce que nos clients sont également basés aux quatre coins du monde, nous apprécions les profils et les expériences à international. N’hésitez donc pas, lors de l’envoi de votre CV, à mentionner vos soft skills et particularités autant que vos expertises et expériences.

Retrouvez ici toutes nos offres actuellement ouvertes. Postulez !